为进一步提高中心业务档案归档工作，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等相关规定，结合工作实际，制定本制度。

一、档案归档

1.归档范围

一般包括：文书档案、业务档案、会计档案，录音录像磁盘等各种载体的档案。

2.归档要求

①档案整理的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

②本单位的文书档案、会计档案由综合科统一整理；业务档案由相关科室整理。

③移交档案要手续完整，按照移交目录，当面点清移交案卷（件）。

④档案管理人员对归档的案卷（件）要及时编目、编制检索工具等。

⑤整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。

3.归档时间

文书档案在次年6月底前完成；业务档案每季度整理一次；光盘影像资料每月整理一次；会计档案按照《会计档案管理办法》规定，由财务会计归档；其它档案按有关规定完成。

二、档案移交

1.本单位档案实行集中统一管理，各科室形成的各类文件材料，需按要求及时向档案室移交。

2.移交的档案资料要保证按归档要求，做到全面收集、科学分类、规范整理、编目清晰，并编制好移交清单或清册。移交档案时，档案目录一并移交。

3.档案管理人员对照档案管理规范标准，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

4.移交档案时，移交人员要对照移交清册，对移交的档案逐一进行核对。确认无误后，交接双方履行签字手续，以明确责任。交接文据一式两份，双方各执一份，凡接收进档案室的档案，档案员应及时登记。

5.移交登记要本着实事求是的原则，做好帐物相符、帐表相符。

三、重点业务档案归档

1. 归档要求

①业务档案整理是指将业务档案以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

②档案管理人员应及时整理已归集的业务档案。

③业务档案要完整、准确、系统，遵循档案的形成规律和特点，能够反映工作的真实情况。

④电子磁盘文档，应在电子磁盘封面上填写光盘内容、时间、件数、文件类型等。

2. 接收范围

中心在办理各自业务过程中形成的具有保存、查考价值的文字材料、图纸、图表及声像、影像资料等，包括纸质、磁盘等不同媒质载体的各类记录。

①电子档案。中心和招标代理机构在招标项目开、评标结束后，及时扫描上传涉及相关纸质版资料。招标项目档案上传完成后，统一打包，刻录磁盘移交档案室；开标现场视频影频资料刻录光盘，完成后移交档案室。

②纸质档案。（政府采购、产权交易）档案整理，应按目录先后顺序排列，不符合归档要求的，档案工作人员不予接收，并按要求重新整理。

③档案资料的完整、真实性由档案上传和移交人员负责，档案管理人员负责保管工作。

四、档案保管

1. 为确保档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，更好地为各项工作服务，特定本制度。

2.档案由档案室集中统一管理，任何个人不得据为己有。

3.对所保管的各种门类、载体的档案，进行科学的整理、排列、上架，便于保管利用。

4.档案资料要定期检查，发现问题及时解决，档案资料借阅应做到随取随用随时登记，随时归档。档案管理人员调离时，必须办理交接手续。

5.档案管理人员要加强档案室管理和安全保密工作，做到“八防、四不”，即：防火、防尘、防光、防高温、防潮、防虫蛀、防有害气体、防盗；不丢失、不积压、不随便销毁、不发生泄密事件。

6.磁盘档案应放防磁柜，避免强磁场。档案室采用空调等设备或自然通风的方法进行调控，使档案库房温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%之间。

7.档案室要保持整洁卫生，档案管理人员要根据现有条件，积极采取各种维护性措施，努力改善档案的保管条件，延长档案的使用寿命。档案室内禁止吸烟，严禁明火装置及存放易燃易爆物品。

8.档案的存放和提供利用均由档案管理人员进行，其他人员不得随意进入档案室。

五、档案查借阅

1.为充分发挥档案作用，方便档案利用，确保档案安全、完整，特制定本制度。

2.档案管理人员要熟悉档案存放位置，了解档案信息需求，掌握必要的检索工具，为有效利用档案提供服务。

3.查借阅档案必须办理查借阅手续，查借阅档案须持单位介绍信和本人身份证件复印件，由中心综合科发文并经分管领导签批后，到监督科填写《档案查借阅申请表》方可办理查借阅手续，借出的档案做到按期归还，不得遗失。

中心内部人员因工作需要查借阅档案的，填写《档案查借阅申请表》经分管领导审批后，方可办理查借阅手续。

4.查借阅档案人员不得在档案上圈划、涂改、污损，不得剪裁、撕毁或抽走档案资料，对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

5.声像及电子档案原版原则上不得外借，确因工作需要借出的，需经分管领导批准，办理查借阅手续，可借出复制件。

6.借阅档案归还时，档案管理人员要仔细进行清点、检查，由档案管理人员和借阅人当面核对清楚，做好交接登记工作。借阅人员要对档案的完整、安全和适用范围负责，任何档案不得损坏、丢失，在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

六、档案保密

1.为保证档案信息安全，不失密、不泄密，使档案保密工作做到防范为主、防范在先、防患于未然，特定本制度。

2.档案管理人员和档案利用人员，须严格执行党和国家的保密法规、规章制度，增强保密观念，确保档案信息安全和政治安全。

3.档案工作人员必须做好保密工作，严格履行审批手续，确需借出、抄录、复制，要按规定执行，未经批准，一律不得借出、抄录、复制。

4.档案管理人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。

5.非档案管理人员，不得擅自进入档案室，需要进入的必须在档案工作人员陪同下，方可进入。

七、档案鉴定销毁

1.为了优化档案室室藏档案，加强档案的保管和有效利用，按照档案管理的有关规定，对已超过保管期限的档案，应本着“审查从细、留存从宽”的原则，及时进行鉴定销毁工作。

2.档案鉴定销毁工作必须在中心相关科室成立档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和相关科室负责人及档案室人员组成。具体工作由负责档案科室和与形成档案内容相关的科室共同进行。

3.档案鉴定的范围，以室藏中保管期限已满的档案为主。

4.档案鉴定方法，采取直接鉴定法，逐卷、逐件地对照标准审查文件，准确地判定其价值。

5.对经过鉴定仍有保存和利用价值的档案，应继续留存，并重新编制目录。

6.档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，经办人员拟定鉴定销毁工作报告签字严格进行鉴定。对经鉴定没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案，应编制档案销毁清册，经分管领导审批，中心主任批准后，由两名以上专人至指定地点监销。

7.档案销毁清册和鉴定报告应及时归档，妥善保存。 

八、档案人员岗位责任

1.热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业知识水平。

2.严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履职尽责。

3.负责对各科室的档案工作进行指导、监督和检查。

4.熟悉本单位业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

5.认真做好各类档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。

6.做好档案室管理工作，定期对档案室、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。

7.认真做好档案管理日常工作；严格遵守档案工作各项规章制度，忠于职守，坚持原则，切实做好档案的保管和保密工作。